Een eerste indruk maakt u maar één keer. Terwijl een nieuwe medewerker zijn contract ondertekent en een laptop ontvangt, laat het welkomstpakket stilletjes zien wat voor bedrijf u bent. We laten zien welke artikelen er in 2026 in het pakket passen, wat het mag kosten en waarom een koerier bij onboarding op afstand beter werkt dan persoonlijke overhandiging. Bonus: concrete pakketten voor startups, IT-bedrijven, productiebedrijven en creatieve teams.
Waarom überhaupt een welkomstpakket samenstellen?
Gegevens uit HR-onderzoek zijn consistent: de eerste 90 dagen bepalen of een nieuwe medewerker bij het bedrijf blijft. Een welkomstpakket lost het personeelsverloop op zichzelf niet op, maar geeft het signaal dat u voorbereid bent. Concrete voordelen:
- Minder stress op de eerste dag. De nieuwe medewerker weet waar hij een potlood kan vinden, waar hij zijn drankje neerzet en waar hij zijn naambadge kan ophangen.
- Snellere verbondenheid met het merk. Een sweatshirt, mok en fles met bedrijfslogo komen ook buiten kantoor in beeld (in cafés, op sportlocaties en op LinkedIn-foto’s).
- Marketing zonder budget. Een foto van de eerste dag belandt vaak op LinkedIn — gratis reclame onder potentiële kandidaten.
- Goodwill bij oud-medewerkers. Zelfs een medewerker die na drie jaar vertrekt, houdt het sweatshirt meestal en blijft het dragen.
Wat stopt u in een welkomstpakket? Zeven basiselementen
Het pakket hoeft niet uitgebreid te zijn, maar wel doordacht. Een bewezen combinatie van zeven artikelen:
Een sweatshirt of T-shirt met logo
Een sweatshirt met bedrukking van het bedrijfslogo is het belangrijkste onderdeel — de nieuwe medewerker draagt het de eerste weken dagelijks (gevoel van verbondenheid) en later in het weekend (passieve reclame). Voor een start in de zomer is een T-shirt met eigen bedrukking een alternatief. We produceren vanaf 1 stuk.
→ Het langst meegaande artikel in het pakketEen notitieboek of schrijfblok
Een notitieboek met bedrukking van het bedrijfslogo is de meest praktische aanvulling. Een A5-formaat met harde kaft gaat een heel jaar vergaderingen mee.
→ Personalisatie met naam mogelijk: ca. € 1–2 per stukEen metalen pen
Een plastic pen van ca. € 0,20 geeft het signaal dat er op de verkeerde dingen wordt bezuinigd. Een metalen pen vanaf ca. € 1 gaat jaren mee. Voor hogere functies kiest u een Parker-pen met naamgravure.
→ Gaat langer mee dan de eerste vergaderingEen waterfles of thermosbeker
Een bedrukte waterfles is het langst meegaande onderdeel van het pakket — de nieuwe medewerker neemt de fles elke dag mee zolang hij of zij bij het bedrijf werkt. Een alternatief is een thermosbeker voor koffie- en theeliefhebbers.
→ Elke dag zichtbaarheid voor uw merk, zonder extra budgetEen mok voor de kantoorkeuken
Een mok met bedrukking speelt een belangrijke rol bij de onboarding: de nieuwe medewerker hoeft op de eerste dag niet uit te zoeken uit welke mok hij koffie kan drinken. „U heeft uw eigen mok” is een klein gebaar dat werkt.
→ Voorkomt ongemakkelijke momenten op de eerste dagEen keycord met naambadge
In een open kantoor met 50+ mensen is een keycord met naambadge praktisch onmisbaar — collega’s weten hoe ze de nieuwe medewerker kunnen aanspreken, zonder bij het koffieapparaat naar de naam te hoeven raden.
→ Personalisatie met naam mogelijk vanaf 1 stukEen papieren tas als verpakking
Het moet een „pakket” zijn, geen stapel artikelen op tafel. Een papieren tas met bedrukking van het bedrijfslogo of een tas met all-overbedrukking zorgt voor een verzorgde presentatie.
→ Zichtbaarheid van uw merk buiten kantoor
Een welkomstpakket afgestemd op het type bedrijf
Een universeel pakket bestaat niet. Een startup heeft een andere uitstraling nodig dan een productiebedrijf. Enkele voorstellen op basis van het bedrijfsprofiel:
| Type bedrijf | Aanbevolen samenstelling | Budget per pakket |
|---|---|---|
| Startup / IT5–50 mensen | Sweatshirt + notitieboek + metalen pen + fles + keycord + stickers | ca. € 32–60 |
| Zakelijke IT100+ mensen | Sweatshirt + notitieboek + Parker-pen + thermosbeker + mok + keycord | ca. € 60–120 |
| Productiebedrijf | T-shirt/sweatshirt + reflecterend vest + fles + notitieboek + reflecterende sleutelhanger | ca. € 28–48 |
| Creatief bureau | Tote bag + A4-notitieboek + pen van goede kwaliteit + mok + persoonlijke kaart | ca. € 36–72 |
| Retail / HORECA | T-shirt met bedrukking + naambadge + pen + mok | ca. € 20–36 |
Timing: wanneer levert u het welkomstpakket?
Drie praktische opties, afhankelijk van de logistiek:
- Klaargezet op het bureau op de eerste werkdag (het grootste effect). De nieuwe medewerker komt het kantoor binnen en het pakket staat klaar. U hebt hiervoor ruimte nodig en iemand die het pakket de dag ervoor klaarzet.
- Persoonlijk overhandigd tijdens de onboarding (middag van de eerste dag). HR overhandigt het pakket en licht de bedrijfscultuur toe. Formeler, maar persoonlijker.
- Vooraf per koerier (onboarding op afstand). Het pakket arriveert 2–3 dagen voor de eerste werkdag. De nieuwe medewerker heeft tijd om kleding te wassen en die mee te nemen naar de eerste vergadering; ook is een foto thuis klaar voor LinkedIn.
Voor groeiende bedrijven met remote- of hybride teams wordt optie 3 steeds populairder. TAEDA verzorgt de samenstelling van de pakketten en verzending per koerier — stuur ons de adressen van de nieuwe medewerkers en wij versturen de pakketten rechtstreeks in de hele Europese Unie. We gaan uitgebreider in op onboarding in ons artikel over bedrijfsmerchandise.
Pakketten met een vooraf samengesteld budget
T-shirt + notitieboek + metalen pen + mok + papieren tas
Retail, horeca, kleinere bedrijven tot 30 mensen
Sweatshirt + notitieboek + metalen pen + fles + mok + keycord + tas
Startups, IT-bedrijven, bureaus (5–50 mensen)
Sweatshirt + A5-notitieboek + Parker-pen met gravure + thermosbeker + mok + keycord + premium tas
Werving voor senior- en C-levelfuncties, consultancybedrijven, advocatenkantoren
De prijzen zijn indicatief bij een afname van circa 20 pakketten of meer en hangen af van het materiaal en de complexiteit van het ontwerp. Personalisatie met een naam is mogelijk voor notitieboeken, pennen en keycords, zonder noemenswaardige meerprijs. We sturen u binnen 24 uur na uw aanvraag een exacte offerte.
5 tips om uw welkomstpakket naar een hoger niveau te tillen
- Personalisatie met naam. Een notitieboek met „Welkom, Anna” op de eerste pagina kost ca. € 1 extra en betekent veel meer voor een nieuwe medewerker dan een algemeen „Welkom in het team”.
- Een persoonlijke brief van de CEO of teamleider. Geen LinkedIn-sjabloon, maar een echt geschreven alinea over waarom u uitkijkt naar de samenwerking. Afgedrukt en ondertekend.
- Een snackbox in plaats van één soort lekkernij. Een kleine mix (thee, chocolade, noten) is een veiligere keuze dan één specialiteit die misschien niet in de smaak valt.
- Een QR-code met een onboardingvideo. Een video van zeven minuten met de bedrijfsleiding is een perfecte aanvulling op de tastbare artikelen — de nieuwe medewerker kan die onderweg naar huis bekijken.
- Een foto van het pakket op LinkedIn. Bedenk een eigen hashtag (#WelkomAcmeTeam), zodat foto’s van nieuwe medewerkers niet verloren gaan in de stroom berichten.
Plant u najaarswerving? We stellen een welkomstpakket samen dat bij uw bedrijf past
Stuur ons het aantal nieuwe medewerkers, uw globale budget en het type bedrijf — wij stellen een pakket op maat samen, maken een ontwerpvoorbeeld en sturen u binnen 24 uur een exacte offerte. De eerste 30 minuten grafisch werk zijn gratis, productie vanaf 1 stuk, personalisatie met naam mogelijk, inclusief het samenstellen van de pakketten en verzending per koerier rechtstreeks naar het adres van de nieuwe medewerker in de hele Europese Unie — zonder onnodig extra werk voor uw HR-team.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is het minimale aantal welkomstpakketten dat ik kan bestellen?
De minimale oplage is vanaf 1 stuk — T-shirts, sweatshirts, notitieboeken, pennen en flessen produceren we ook afzonderlijk. Idealiter bestelt u pakketten voor 6–12 maanden vooruit, op basis van uw wervingsprognose — bij 20+ stuks daalt de prijs per stuk aanzienlijk.
Hoe regel ik verschillende kledingmaten als ik de maat van de nieuwe medewerker niet weet?
We raden aan om een basisvoorraad sweatshirts/T-shirts in de maten S–XXL te bestellen en de juiste maat pas na ondertekening van het contract toe te wijzen. Een alternatief is om in de arbeidsovereenkomst of onboardingmail meteen naar de maat te vragen. Een vervangend exemplaar produceren we binnen 5–7 dagen.
Kunt u het welkomstpakket inpakken en per koerier rechtstreeks naar het adres van de nieuwe medewerker sturen?
Ja. Stuur ons de adressenlijst en wij stellen de pakketten samen, verpakken ze in uw papieren tas met bedrijfslogo en versturen ze via DPD of de Tsjechische post, met levering in de hele Europese Unie. U hoeft de logistiek niet te regelen — u hoeft alleen de namen en adressen door te geven.
Kan het welkomstpakket worden gepersonaliseerd met de naam van iedere nieuwe medewerker?
Ja — met sublimatiedruk kan ieder exemplaar een ander ontwerp krijgen. We personaliseren meestal notitieboeken (met de naam op de eerste pagina of omslag), pennen (naamgravure) en keycords met naambadge. De prijs per stuk stijgt met ca. € 1–4, afhankelijk van het product.
Hoe lang duurt de productie van een welkomstpakket?
De standaardproductie duurt 10–14 dagen vanaf de goedkeuring van het ontwerp, plus 1–2 dagen voor de grafische voorbereiding en 1–3 dagen voor verzending. Reken in totaal op 3–4 weken. Voor snelle wervingsrondes hebben we expressproducten (pennen COSMO EXPRESS, waterflessen ALUMAXI EXPRESS 24h).
Zijn welkomstpakketten fiscaal aftrekbare kosten?
De fiscale behandeling van welkomstpakketten voor medewerkers hangt af van de lokale regelgeving. Meer informatie vindt u in het artikel Fiscale aftrekbaarheid van relatiegeschenken 2026.
Kunnen we een ontwerp voor het pakket laten maken als we geen grafisch ontwerper hebben?
Ja. De eerste 30 minuten grafisch werk zijn bij ons gratis — we passen uw logo aan, werken de opmaak van de bedrukking uit en sturen u een ontwerpvoorbeeld ter goedkeuring. Geen verborgen kosten en geen verplichting om te bestellen.
Dit vindt u misschien ook interessant
- Bedrijfsmerchandise: een complete gids
- School-T-shirts en sweatshirts voor de klas
- Hoe u de effectiviteit van relatiegeschenken verhoogt
- Fiscale aftrekbaarheid van relatiegeschenken 2026
- Winteruitrusting voor medewerkers, afgestemd op hun functie