La prima impressione conta, e si fa una volta sola. Mentre il nuovo assunto firma il contratto e riceve il computer portatile, il welcome pack gli comunica in modo discreto che tipo di azienda siete. Vediamo quali articoli inserire nel kit nel 2026, quanto dovrebbe costare e perché, nell’onboarding da remoto, la consegna tramite corriere funziona meglio della consegna di persona. In più: proposte concrete per startup, aziende IT, imprese manifatturiere e team creativi.
Perché preparare un welcome pack
I dati degli studi HR sono concordi: i primi 90 giorni sono determinanti per capire se un nuovo assunto resterà in azienda. Il welcome pack, da solo, non risolve il problema del turnover, ma comunica che siete pronti ad accoglierlo. Ecco alcuni vantaggi concreti:
- Riduce lo stress del primo giorno. Il nuovo assunto sa dove trovare una penna, dove appoggiare la bevanda e dove mettere il badge.
- Favorisce un’identificazione più rapida con il brand. La felpa, la tazza e la borraccia portano il logo aziendale in ufficio e fuori (nei bar, nei centri sportivi e nelle foto su LinkedIn).
- Fa marketing senza budget. Spesso la foto del primo giorno finisce su LinkedIn: una pubblicità gratuita rivolta anche agli altri candidati.
- Contribuisce a lasciare un ricordo positivo. Anche chi lascia l’azienda dopo tre anni di solito conserva la felpa e continua a indossarla.
Cosa inserire nel welcome pack: sette elementi essenziali
Il kit non deve essere ricco, ma ben pensato. Ecco sette proposte collaudate:
Felpa o T-shirt con logo
La felpa con stampa aziendale è l’elemento più importante: nelle prime settimane il nuovo assunto la indossa ogni giorno, sentendosi parte del team; in seguito può portarla nel tempo libero, trasformandola in pubblicità passiva. Per gli ingressi estivi, un’alternativa è la T-shirt personalizzata. Realizziamo anche singoli pezzi.
→ L’elemento più durevole del kitBlock notes o blocco
I block notes con stampa aziendale sono l’accessorio più pratico. Il formato A5 con copertina rigida è adatto a un intero anno di riunioni.
→ Personalizzazione con il nome: circa 1–2 €/pz.Penna in metallo
Una penna in plastica da circa 0,20 € può dare l’impressione che si sia risparmiato sulla cosa sbagliata. Una penna in metallo da circa 1 € dura anni. Per le posizioni senior, scelga una Parker con incisione del nome.
→ Dura più della prima riunioneBorraccia o tazza termica
La borraccia personalizzata è l’elemento più duraturo del kit: il nuovo assunto la userà ogni giorno per tutto il tempo in cui resterà in azienda. In alternativa, una borraccia termica per chi ama il caffè e il tè.
→ Visibilità quotidiana del brand senza budgetTazza per la cucina dell’ufficio
Una tazza personalizzata svolge un ruolo importante nell’onboarding: il nuovo assunto non deve chiedersi, il primo giorno, da quale tazza bere il caffè. «Questa è la tua» è un piccolo gesto che funziona.
→ Evita i primi momenti imbarazzantiLanyard con badge nominativo
In un open space con più di 50 persone, un lanyard con badge nominativo è una necessità pratica: i colleghi sanno come chiamare il nuovo arrivato senza dover indovinare il suo nome vicino alla macchina del caffè.
→ Personalizzazione con il nome, anche per un singolo pezzoShopper di carta come confezione
Il kit dovrebbe essere un «pacchetto», non una pila di oggetti sulla scrivania. Una shopper di carta con stampa aziendale o una shopper con stampa a tutta superficie valorizza la presentazione d’insieme.
→ Visibilità del brand fuori dall’ufficio
Welcome pack in base al tipo di azienda
Non esiste un kit universale. Una startup ha esigenze diverse da un’azienda manifatturiera. Ecco alcune proposte in base al profilo:
| Tipo di azienda | Composizione consigliata | Budget per kit |
|---|---|---|
| Startup / IT5–50 persone | Felpa + block notes + penna in metallo + borraccia + lanyard + adesivi | circa 32–60 € |
| IT aziendale100+ persone | Felpa + block notes + penna Parker + borraccia termica + tazza + lanyard | circa 60–120 € |
| Azienda manifatturiera | T-shirt/felpa + gilet alta visibilità + borraccia + block notes + portachiavi riflettente | circa 28–48 € |
| Agenzia creativa | Shopper + block notes A4 + penna di qualità + tazza + biglietto personale | circa 36–72 € |
| Retail / HORECA | T-shirt personalizzata + badge nominativo + penna + tazza | circa 20–36 € |
Tempistiche: quando consegnare il welcome pack
Tre opzioni efficaci in base alla logistica:
- Sulla scrivania il giorno dell’ingresso (massimo impatto). Il nuovo assunto entra in ufficio e trova il kit già pronto. È necessario avere spazio e qualcuno che lo prepari il giorno prima.
- Consegna di persona durante la riunione di onboarding (il primo giorno, nel pomeriggio). Le risorse umane consegnano il kit accompagnandolo con una spiegazione della cultura aziendale. È un’opzione più formale, ma anche più personale.
- Spedizione tramite corriere in anticipo (onboarding da remoto). Il kit arriva 2–3 giorni prima del primo giorno di lavoro. Il nuovo assunto ha il tempo di lavare i capi e indossarli alla prima riunione; anche la foto da casa è pronta per LinkedIn.
Per le aziende in crescita con team da remoto o ibridi, l’opzione 3 è sempre più diffusa. TAEDA si occupa del confezionamento e della spedizione tramite corriere in tutta l’Unione Europea: ci invii gli indirizzi dei nuovi assunti e spediremo direttamente a loro. Abbiamo approfondito il tema dell’onboarding nell’articolo sul merchandising aziendale.
Kit con budget definito, pronti per l’ordine
T-shirt + block notes + penna in metallo + tazza + shopper di carta
Retail, ristorazione e aziende con meno di 30 persone
Felpa + block notes + penna in metallo + borraccia + tazza + lanyard + shopper
Startup, aziende IT e agenzie (5–50 persone)
Felpa + block notes A5 + penna Parker con incisione + borraccia termica + tazza + lanyard + shopper premium
Assunzioni per posizioni senior o C-level, società di consulenza e studi legali
I prezzi sono indicativi per circa 20 o più kit e dipendono dai materiali e dalla complessità della grafica. È possibile personalizzare con il nome block notes, penne e lanyard senza un aumento significativo del costo. Invieremo un preventivo preciso entro 24 ore dalla richiesta.
5 consigli per portare il welcome pack a un livello superiore
- Personalizzazione con il nome. Un block notes con scritto «Benvenuta, Anna» sulla prima pagina costa circa 1 € in più e ha molto più valore per il nuovo assunto rispetto a un generico «Benvenuto nel team».
- Una lettera personale del CEO o del team leader. Non un modello preso da LinkedIn, ma un paragrafo scritto davvero sul piacere di iniziare a collaborare. Stampato e firmato.
- Una selezione di snack invece di un unico prodotto. Un piccolo assortimento (tè, cioccolato, frutta secca) è una scelta più sicura rispetto a una sola specialità che potrebbe non piacere.
- Un codice QR con un video di onboarding. Un video di sette minuti con i responsabili dell’azienda è il complemento ideale agli oggetti del kit: il nuovo assunto può guardarlo tornando dall’ufficio.
- Una foto del kit su LinkedIn. Crei un hashtag dedicato (#BenvenutiAcmeTeam) per evitare che le foto dei nuovi assunti si perdano nel flusso.
Sta preparando le assunzioni per l’autunno? Realizzeremo un welcome pack adatto alla Sua azienda
Ci comunichi il numero di nuovi assunti, il budget indicativo e il tipo di azienda: prepareremo una composizione su misura, un’anteprima grafica e un preventivo preciso entro 24 ore. I primi 30 minuti di lavoro grafico sono gratuiti; produzione anche di un singolo pezzo, possibilità di personalizzazione con il nome, confezionamento e spedizione tramite corriere direttamente all’indirizzo del nuovo assunto: senza lavoro superfluo per il Suo team HR.
Domande frequenti (FAQ)
Qual è il numero minimo di welcome pack da ordinare?
La tiratura minima parte da 1 pz.: realizziamo singolarmente T-shirt, felpe, block notes, penne e borracce. È ideale ordinare i kit con 6–12 mesi di anticipo, in base alle previsioni di assunzione: il costo per pezzo diminuisce sensibilmente per ordini di 20 o più pezzi.
Come gestire le diverse taglie dei capi se non conosco la taglia del nuovo assunto?
Consigliamo di ordinare un set di base di felpe o T-shirt nelle taglie S–XXL e assegnarle dopo la firma del contratto. In alternativa, può chiedere la taglia direttamente nel contratto di lavoro o nell’e-mail di onboarding. Realizzeremo un capo sostitutivo in 5–7 giorni.
Potete confezionare il welcome pack e spedirlo tramite corriere direttamente all’indirizzo del nuovo assunto?
Sì. Ci invii l’elenco degli indirizzi: confezioneremo i kit nella shopper di carta aziendale e li spediremo tramite DPD o il servizio postale locale in tutta l’Unione Europea. Non dovrà occuparsi della logistica: sarà sufficiente inviarci nomi e indirizzi.
È possibile personalizzare il welcome pack con il nome di ogni nuovo assunto?
Sì: la sublimazione consente di stampare ogni pezzo con una grafica diversa. Di solito personalizziamo i block notes (con il nome sulla prima pagina o sulla copertina), le penne (con incisione del nome) e i lanyard con badge nominativo. Il costo per pezzo aumenta di circa 1–4 €, a seconda del prodotto.
Quanto tempo occorre per realizzare un welcome pack?
La produzione standard richiede 10–14 giorni dall’approvazione della grafica, a cui si aggiungono 1–2 giorni per la preparazione grafica e 1–3 giorni per la spedizione. In totale, consideri 3–4 settimane. Per le assunzioni urgenti sono disponibili prodotti express (penne Cosmo Express, borracce Alumaxi Express 24h).
I welcome pack sono una spesa fiscalmente deducibile?
Sì, in genere i welcome pack per i dipendenti sono fiscalmente deducibili come spese pubblicitarie o benefit aziendali. Abbiamo approfondito i dettagli nell’articolo Deducibilità fiscale degli articoli promozionali 2026.
Possiamo far realizzare il design del kit anche se non abbiamo un grafico?
Sì. I primi 30 minuti di lavoro grafico sono gratuiti: rielaboreremo il vostro logo, perfezioneremo l’impaginazione della stampa e vi invieremo un’anteprima da approvare. Nessun costo nascosto e nessun obbligo di ordinare.
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