La primera impresión solo se produce una vez. Mientras el nuevo empleado firma el contrato y recibe el portátil, el welcome pack le transmite discretamente cómo es su empresa. Le mostramos qué artículos incluir en el paquete en 2026, qué presupuesto destinar y por qué, en la incorporación remota, el mensajero funciona mejor que la entrega en persona. Además, encontrará propuestas concretas para startups, empresas de TI y equipos industriales y creativos.
Por qué preparar un welcome pack
Los datos de los estudios de RR. HH. coinciden: los primeros 90 días son decisivos para que un nuevo empleado se quede en la empresa. El welcome pack no resuelve por sí solo la rotación, pero transmite que usted lo tiene todo preparado. Estas son algunas de sus ventajas:
- Menos estrés el primer día. El nuevo empleado sabe dónde encontrar un bolígrafo, dónde dejar la bebida y dónde colgar la tarjeta identificativa.
- Identificación más rápida con la marca. La sudadera, la taza y la botella llevan el logotipo de la empresa a todas partes, también fuera de la oficina: cafeterías, instalaciones deportivas y fotos de LinkedIn.
- Marketing sin presupuesto publicitario. La foto del primer día suele acabar en LinkedIn, lo que supone publicidad gratuita ante otras personas candidatas.
- Buena relación con antiguos empleados. Incluso quien se marcha de la empresa al cabo de tres años suele conservar la sudadera y seguir llevándola.
Qué incluir en el welcome pack: siete elementos esenciales
El paquete no tiene que ser lujoso, sino estar bien pensado. Estos siete elementos suelen funcionar muy bien:
Sudadera o camiseta con logotipo
La sudadera con impresión corporativa es el elemento estrella: durante las primeras semanas, el nuevo empleado la lleva a diario, lo que refuerza su sentimiento de pertenencia; más adelante, puede llevarla los fines de semana, como publicidad pasiva. Para las incorporaciones en verano, una alternativa es la camiseta personalizada. Fabricamos desde 1 unidad.
→ El artículo más duradero del paqueteLibreta o bloc
La libreta personalizada es el complemento más práctico. Un formato A5 con tapas rígidas puede durar todo un año de reuniones.
→ Personalización con nombre: aprox. 1,20–2 € por unidadBolígrafo metálico
Un bolígrafo de plástico de aprox. 0,20 € puede transmitir que se ha ahorrado en el lugar equivocado. Un bolígrafo metálico desde aprox. 1 € durará años. Para puestos de mayor responsabilidad, elija un Parker con el nombre grabado.
→ Dura más que la primera reuniónBotella de agua o termo
La botella personalizada es el elemento más duradero del paquete: el nuevo empleado la utiliza a diario mientras permanezca en la empresa. Como alternativa, puede elegir un termo, ideal para quienes disfrutan del café o el té.
→ Visibilidad diaria de la marca sin presupuesto publicitarioTaza para la cocina de la oficina
La taza personalizada cumple una importante función durante la incorporación: el nuevo empleado no tiene que preocuparse el primer día por saber de qué taza servirse el café. «Tiene una taza propia» es un pequeño detalle que funciona.
→ Evita momentos incómodos al principioLanyard con tarjeta identificativa
En una oficina diáfana con más de 50 personas, un lanyard personalizado con tarjeta identificativa es una necesidad práctica: los compañeros pueden dirigirse al nuevo empleado por su nombre sin tener que adivinarlo junto a la cafetera.
→ Personalización con nombre desde 1 unidadBolsa de papel para presentarlo
El paquete debe parecer un conjunto y no un montón de cosas sobre la mesa. Una bolsa de papel con impresión corporativa o una bolsa con impresión integral mejora la presentación del conjunto.
→ Visibilidad de marca fuera de la oficina
Welcome packs según el tipo de empresa
No existe un paquete universal. Una startup necesita una energía distinta a la de una empresa industrial. Estas son algunas propuestas según el perfil:
| Tipo de empresa | Composición recomendada | Presupuesto por paquete |
|---|---|---|
| Startup / TI5–50 personas | Sudadera + libreta + bolígrafo metálico + botella + lanyard + pegatinas | aprox. 32–60 € |
| Empresa corporativa de TI100+ personas | Sudadera + libreta + bolígrafo Parker + termo + taza + lanyard | aprox. 60–120 € |
| Empresa industrial | Camiseta/sudadera + chaleco reflectante + botella + libreta + llavero reflectante | aprox. 28–48 € |
| Agencia creativa | Bolsa tote + libreta A4 + bolígrafo de calidad + taza + tarjeta personal | aprox. 36–72 € |
| Retail / HORECA | Camiseta personalizada + tarjeta identificativa + bolígrafo + taza | aprox. 20–36 € |
Cuándo entregar el welcome pack
Tres opciones prácticas según la logística:
- Dejarlo sobre la mesa el día de la incorporación (el efecto más potente). El nuevo empleado entra en la oficina y encuentra el paquete preparado. Necesitará espacio y alguien que lo deje listo el día anterior.
- Entregarlo en persona durante la reunión de incorporación (la tarde del primer día). Lo entrega el equipo de RR. HH. y se acompaña de una explicación sobre la cultura de la empresa. Es una opción más formal, pero también más personal.
- Enviarlo por mensajería con antelación (incorporación remota). El paquete llega entre 2 y 3 días antes del primer día de trabajo. El nuevo empleado puede lavar la ropa con tiempo, ponérsela para la primera reunión y tener lista una foto desde casa para LinkedIn.
La tercera opción es cada vez más habitual en empresas en expansión con equipos remotos o híbridos. TAEDA se encarga de preparar los paquetes y enviarlos por mensajería a toda la Unión Europea: envíenos las direcciones de los nuevos empleados y los remitiremos directamente. Encontrará más información sobre la incorporación en nuestro artículo sobre merchandising corporativo.
Paquetes con presupuesto definido, listos para pedir
Camiseta + libreta + bolígrafo metálico + taza + bolsa de papel
Retail, hostelería y empresas pequeñas de hasta 30 personas
Sudadera + libreta + bolígrafo metálico + botella + taza + lanyard + bolsa
Startups, empresas de TI y agencias (5–50 personas)
Sudadera + libreta A5 + Parker con grabado + termo + taza + lanyard + bolsa prémium
Contratación de perfiles sénior y C-level, consultoras y despachos de abogados
Los precios son orientativos para pedidos de aproximadamente 20 paquetes o más y dependen del material y de la complejidad del diseño gráfico. Es posible personalizar con el nombre las libretas, los bolígrafos y los lanyards sin un incremento significativo. Enviaremos un presupuesto exacto en un plazo de 24 horas desde la solicitud.
5 consejos para llevar su welcome pack al siguiente nivel
- Personalización con nombre. Añadir «Bienvenida, Ana» en la primera página de la libreta cuesta aprox. 1,20 € más y significa mucho más para la persona recién incorporada que un «Bienvenida al equipo» genérico.
- Una carta personal de la dirección o de la persona responsable del equipo. No una plantilla de LinkedIn, sino un párrafo escrito de verdad sobre las ganas de empezar a trabajar juntos. Impreso y firmado.
- Una caja de snacks variados en lugar de un único aperitivo. Una pequeña selección de té, chocolate y frutos secos es una opción más segura que una sola especialidad que quizá no guste a todo el mundo.
- Un código QR con un vídeo de incorporación. Un vídeo de siete minutos con el equipo directivo complementa perfectamente los artículos del paquete: la persona recién incorporada puede verlo de camino a casa desde la oficina.
- Una foto del paquete en LinkedIn. Cree su propio hashtag (#BienvenidoAcmeTeam) para que las fotos de las nuevas incorporaciones no se pierdan entre tantas publicaciones.
¿Tiene previsto contratar en otoño? Preparamos un welcome pack a la medida de su empresa
Indíquenos cuántas personas se incorporarán, el presupuesto aproximado y el tipo de empresa. Prepararemos una propuesta a medida, una vista previa del diseño y un presupuesto exacto en un plazo de 24 horas. Los primeros 30 minutos de diseño gráfico son sin coste; fabricamos desde 1 unidad, ofrecemos personalización con nombre y nos encargamos de preparar los paquetes y enviarlos por mensajería directamente a la dirección del nuevo empleado, sin añadir trabajo innecesario a su equipo de RR. HH.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es el pedido mínimo de welcome packs?
El pedido mínimo es de 1 unidad: fabricamos camisetas, sudaderas, libretas, bolígrafos y botellas individualmente. Lo ideal es pedir los paquetes para los próximos 6–12 meses, según las previsiones de contratación. El precio por unidad se reduce considerablemente a partir de 20 unidades.
¿Cómo resolver las distintas tallas de ropa si no conozco la de la nueva incorporación?
Recomendamos pedir un lote básico de sudaderas o camisetas en tallas S–XXL y asignarlas después de la firma del contrato. Otra opción es preguntar la talla directamente en el contrato de trabajo o en el correo electrónico de incorporación. Podemos fabricar una prenda de sustitución en 5–7 días.
¿Pueden preparar el welcome pack y enviarlo por mensajería directamente a la dirección de la nueva incorporación?
Sí. Envíenos la lista de direcciones y prepararemos los paquetes, los colocaremos en sus bolsas de papel corporativas y los enviaremos mediante empresas de mensajería a toda la Unión Europea. Usted no tendrá que ocuparse de la logística: solo tendrá que enviarnos los nombres y las direcciones.
¿Se puede personalizar el welcome pack con el nombre de cada persona recién incorporada?
Sí: la sublimación permite imprimir cada unidad con un diseño distinto. Lo más habitual es personalizar las libretas, con el nombre en la primera página o en la cubierta; los bolígrafos, con el nombre grabado; y los lanyards, con una tarjeta identificativa. El coste por unidad aumenta entre aprox. 1,20 y 4 €, según el producto.
¿Cuánto tarda la producción del welcome pack?
La producción estándar tarda entre 10 y 14 días desde la aprobación del diseño gráfico. Hay que añadir entre 1 y 2 días para preparar el diseño y entre 1 y 3 días para el envío. En total, calcule entre 3 y 4 semanas. Para contrataciones urgentes, disponemos de productos exprés, como los bolígrafos COSMO EXPRESS y las botellas ALUMAXI EXPRESS en 24 h.
¿Los welcome packs son un gasto fiscalmente deducible?
El tratamiento fiscal de los welcome packs para empleados puede variar según el país. Consulte la normativa local o a un asesor fiscal. Encontrará más información en el artículo Deducibilidad fiscal de los artículos promocionales en 2026.
¿Podemos encargar el diseño del paquete aunque no tengamos diseñador gráfico?
Sí. Los primeros 30 minutos de diseño gráfico son sin coste: adaptaremos su logotipo, ajustaremos la distribución de la impresión y le enviaremos una vista previa para su aprobación. Sin cargos ocultos ni compromiso de pedido.
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